Politique de confidentialité

Partie 1 : Politique de confidentialité

1. Objet de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les Utilisateurs, Clients, prospects, contacts et destinataires des campagnes NeoGraphia (ci-après les “Utilisateurs”) sur les conditions dans lesquelles NeoGraphia collecte, utilise, conserve et protège leurs données personnelles.

Elle s’applique notamment :

• à la navigation sur le Site NeoGraphia ;
• aux demandes adressées via le Site ;
• à la création et à l’utilisation d’un compte sur la Plateforme ;
• à la gestion des devis, commandes, paiements, factures et relations commerciales ;
• à l’exécution des Services proposés par NeoGraphia ;
• aux campagnes de courrier manuscrit réalisées via NeoGraphia ;
• aux échanges avec NeoGraphia, notamment par email, téléphone ou formulaire.

Lorsque NeoGraphia traite des données personnelles pour le compte d’un Client professionnel, les conditions applicables sont précisées dans l’Annexe de sous-traitance RGPD figurant en Annexe 1 de la présente Politique.

En utilisant le Site ou la Plateforme, l’Utilisateur est réputé avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité.

2. Identité de NeoGraphia et contact

Pour les traitements réalisés pour ses propres besoins, NeoGraphia agit en qualité de responsable du traitement.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer un droit, l’Utilisateur, le Client ou toute personne concernée peut contacter NeoGraphia à l’adresse suivante : contact@neographia.com.

3. Rôles de NeoGraphia : responsable de traitement et sous-traitant

NeoGraphia peut agir selon deux rôles distincts au sens de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

3.1 NeoGraphia responsable du traitement

NeoGraphia agit en qualité de responsable du traitement lorsqu’elle détermine les finalités et les moyens du traitement, notamment pour :

• la gestion du Site ;
• la gestion des demandes adressées à NeoGraphia ;
• la gestion des comptes utilisateurs ;
• la gestion de la relation commerciale ;
• la gestion des devis, commandes, paiements et factures ;
• la gestion de ses propres actions de prospection commerciale ;
• la sécurité, l’administration et l’amélioration du Site et de la Plateforme.

3.2 NeoGraphia sous-traitant

NeoGraphia agit en qualité de sous-traitant lorsqu’elle traite des données personnelles pour le compte d’un Client professionnel, sur instruction de celui-ci, dans le cadre de l’exécution d’une campagne ou d’un Service.

Cela concerne notamment les données de destinataires, prospects ou contacts traitées pour les besoins d’une campagne de courrier manuscrit.

Dans ce cas, le Client demeure responsable du traitement et NeoGraphia agit dans les conditions prévues par l’Annexe de sous-traitance RGPD figurant en Annexe 1 de la présente Politique.

4. Données personnelles collectées ou traitées

NeoGraphia peut collecter ou traiter différentes catégories de données personnelles selon les situations.

4.1 Données relatives aux Utilisateurs, Clients, prospects et contacts professionnels

NeoGraphia peut traiter, selon les situations, les données suivantes :

• nom et prénom ;
• adresse email ;
• numéro de téléphone ;
• entreprise ;
• fonction ou poste ;
• adresse postale professionnelle ;
• informations de facturation ;
• informations d’identification de l’entreprise, telles que le SIREN, le SIRET ou le numéro de TVA intracommunautaire, lorsque ces informations sont applicables ;
• historique des demandes, devis, commandes, factures et échanges ;
• informations nécessaires au suivi de la relation commerciale.

4.2 Données de compte et d’utilisation de la Plateforme

Lorsque l’Utilisateur crée un compte ou utilise la Plateforme, NeoGraphia peut traiter, selon les situations, les données suivantes :

• identifiants de compte ;
• adresse email de connexion ;
• informations de profil ;
• historique des campagnes ;
• préférences et paramètres de campagne ;
• actions réalisées dans l’espace utilisateur ;
• données nécessaires à l’administration, à la sécurité et au bon fonctionnement du compte.

4.3 Données relatives aux campagnes

Dans le cadre de la préparation, de la production ou de l’expédition de campagnes, NeoGraphia peut traiter, selon les situations, les données suivantes :

• contenus des messages ;
• variables de personnalisation ;
• fichiers importés par le Client ;
• fichiers de destinataires ;
• adresses postales ;
• informations relatives aux entreprises ciblées ;
• informations nécessaires à la recherche, à la validation ou à l’enrichissement d’adresses ;
• informations liées à la production, à la mise sous pli, à l’affranchissement et à l’expédition ;
• statistiques de campagne, notamment lorsqu’un QR code ou un lien de suivi est utilisé.

4.4 Données techniques

NeoGraphia peut traiter, selon les situations, les données techniques suivantes :

• adresse IP ;
• type de navigateur ;
• terminal utilisé ;
• système d’exploitation ;
• pages consultées ;
• dates et heures de connexion ;
• logs techniques ;
• données de sécurité ;
• cookies ou autres traceurs, dans les conditions décrites à l’article 11.

4.5 Informations relatives aux paiements

Les paiements peuvent être traités par un prestataire de paiement sécurisé.

NeoGraphia ne stocke pas les numéros complets de carte bancaire. Les données de carte bancaire sont traitées par le prestataire de paiement dans ses propres conditions de sécurité et de confidentialité.

NeoGraphia peut toutefois conserver des informations relatives aux paiements et aux transactions, telles que l’identifiant de paiement, le montant, la date, le statut du paiement, les informations relatives à une autorisation bancaire, une capture, un remboursement, la facture associée ou les informations nécessaires au suivi comptable.

5. Origine des données

Les données personnelles peuvent être collectées ou traitées, selon les situations :

• directement auprès de l’Utilisateur, du Client, du prospect ou de la personne concernée ;
• via les formulaires disponibles sur le Site ;
• lors de la création ou de l’utilisation d’un compte ;
• lors d’une demande de devis, de démonstration, d’échantillon ou de contact ;
• lors de la validation d’une commande ;
• lors d’échanges avec NeoGraphia ;
• via l’import de fichiers par le Client ;
• via des sources publiques ou professionnelles, lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un Service demandé par le Client ;
• via des prestataires ou outils utilisés pour l’exécution des Services.

Lorsque des données de destinataires sont fournies ou importées par un Client professionnel, il appartient au Client de s’assurer qu’il dispose d’une base légale suffisante pour les transmettre à NeoGraphia et faire réaliser la campagne concernée.

6. Finalités et bases légales des traitements

NeoGraphia traite des données personnelles pour différentes finalités, sur la base des fondements juridiques applicables.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, la personne concernée peut retirer son consentement à tout moment, sans que cela ne remette en cause la licéité du traitement réalisé avant ce retrait.

7. Données des destinataires de campagnes

NeoGraphia peut être amenée à traiter des données relatives aux destinataires de campagnes pour le compte de ses Clients professionnels.

Ces données peuvent notamment comprendre :

• nom et prénom ;
• entreprise ou organisation du destinataire ;
• fonction ou poste ;
• adresse email professionnelle ;
• adresse postale professionnelle ;
• numéro de téléphone professionnel, lorsque le Client le demande ou le fournit ;
• profil ou URL professionnelle, notamment LinkedIn ;
• informations nécessaires à l’identification, à la qualification, à la recherche, à la validation ou à l’enrichissement de l’adresse du destinataire ;
• contenus personnalisés, variables ou informations intégrées dans la campagne ;
• informations liées à la production, à l’expédition ou au suivi de la campagne, notamment lorsqu’un QR code ou un lien de suivi est utilisé.

Lorsque ces données sont traitées pour le compte d’un Client professionnel, le Client demeure responsable du traitement. Il lui appartient de s’assurer que leur utilisation dans le cadre de la campagne repose sur une base légale valable et respecte la réglementation applicable.

NeoGraphia traite ces données uniquement pour les besoins de l’exécution des Services demandés par le Client, selon les conditions prévues par l’Annexe de sous-traitance RGPD figurant en Annexe 1 de la présente Politique.

8. Personnes et entités pouvant accéder aux données

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions respectives et pour les seules finalités prévues par la présente Politique, aux personnes et entités suivantes :

• personnes habilitées de NeoGraphia ;
• prestataires techniques, d’hébergement, de paiement, de facturation, de comptabilité, de support client, de communication ou de gestion commerciale ;
• prestataires intervenant dans l’automatisation, la génération de documents, la recherche, la validation ou l’enrichissement d’adresses ;
• prestataires intervenant dans la production, la préparation, l’affranchissement, l’expédition ou la livraison des campagnes ;
• conseils professionnels de NeoGraphia et autorités administratives ou judiciaires, lorsque cela est nécessaire ou légalement requis.

NeoGraphia veille à ce que les personnes et prestataires ayant accès aux données personnelles soient soumis à des obligations appropriées de confidentialité, de sécurité et de protection des données personnelles.

NeoGraphia ne vend pas, ne loue pas et ne cède pas les données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

La liste des principaux prestataires et sous-traitants peut être communiquée sur demande raisonnable adressée à contact@neographia.com, sous réserve des impératifs de sécurité, de confidentialité et de protection des secrets d’affaires de NeoGraphia.

9. Transferts de données hors Union européenne

NeoGraphia privilégie, lorsque cela est possible, des traitements et hébergements situés au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Si l’utilisation de certains prestataires implique un transfert de données personnelles hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, NeoGraphia veille à ce que ce transfert soit encadré conformément à la réglementation applicable.

Ces garanties peuvent notamment comprendre, selon les cas, une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne, le Data Privacy Framework lorsque celui-ci est applicable, ou toute autre garantie reconnue par la réglementation applicable.

Des informations complémentaires peuvent être communiquées sur demande raisonnable adressée à contact@neographia.com.

10. Durées de conservation

NeoGraphia conserve les données personnelles pendant une durée limitée, déterminée en fonction de la finalité du traitement, des obligations légales applicables et des intérêts légitimes de NeoGraphia.

À titre indicatif, les durées suivantes peuvent être appliquées :

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, au respect d’une obligation légale ou à la gestion d’un litige.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque cela est nécessaire.

11. Cookies et autres traceurs

Le Site et la Plateforme peuvent utiliser des cookies ou autres traceurs, notamment pour assurer leur bon fonctionnement, sécuriser la navigation, gérer les sessions utilisateurs ou mémoriser certains choix de l’Utilisateur.

Pour une meilleure connaissance et maîtrise des cookies de toute origine et pas seulement ceux du Site de NeoGraphia, l’Utilisateur est invité à consulter le site https://www.cnil.fr/fr/cookies-et-autres-traceurs.

11.1 Cookies et traceurs nécessaires

Certains cookies ou traceurs peuvent être nécessaires au fonctionnement du Site ou de la Plateforme. Ils peuvent notamment permettre :

• l’accès au compte ;
• la sécurité de la navigation ;
• la conservation d’une session ;
• la mémorisation des choix de confidentialité ;
• le bon fonctionnement des services demandés par l’Utilisateur.

Ces cookies et traceurs ne nécessitent pas le consentement préalable de l’Utilisateur lorsqu’ils sont strictement nécessaires au service demandé ou à la communication électronique.

11.2 Cookies et traceurs soumis au consentement, le cas échéant

Si NeoGraphia utilise des cookies ou traceurs qui ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement du Site ou de la Plateforme, ceux-ci ne seront déposés ou activés qu’après accord préalable de l’Utilisateur, lorsque ce consentement est requis par la réglementation applicable.

11.3 Gestion des choix

Lorsque cela est requis, l’Utilisateur peut accepter, refuser ou paramétrer les cookies ou traceurs via un bandeau ou un outil de gestion du consentement mis à disposition sur le Site ou la Plateforme.

L’Utilisateur peut également configurer son navigateur pour bloquer ou supprimer certains cookies. Toutefois, le blocage de certains cookies ou traceurs nécessaires peut affecter le bon fonctionnement du Site ou de la Plateforme.

12. Sécurité des données

NeoGraphia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé.

Ces mesures peuvent notamment comprendre, selon les cas :

• le contrôle et la limitation des accès aux seules personnes habilitées ;
• l’authentification des utilisateurs ;
• le recours à un hébergement sécurisé ;
• la réalisation de sauvegardes ;
• des mesures de protection des connexions, des accès et, lorsque cela est approprié, des données ;
• la journalisation de certaines actions, lorsque cela est nécessaire à la sécurité, au suivi technique ou à la prévention des abus ;
• la sensibilisation des personnes ayant accès aux données ;
• des obligations de confidentialité applicables aux prestataires concernés.

Aucune mesure de sécurité ne pouvant garantir une protection absolue, NeoGraphia invite les Utilisateurs et Clients à adopter également de bonnes pratiques de sécurité, notamment en protégeant leurs identifiants et en utilisant des mots de passe robustes.

13. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent disposer, selon les cas, des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer leur consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur le consentement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès.

Ces droits peuvent être exercés en contactant NeoGraphia à l’adresse suivante : contact@neographia.com.

NeoGraphia pourra demander des informations complémentaires afin de confirmer l’identité du demandeur lorsque cela est nécessaire.

Lorsque la demande concerne un traitement réalisé par NeoGraphia en qualité de sous-traitant pour le compte d’un Client professionnel, NeoGraphia pourra transmettre la demande au Client concerné ou inviter la personne concernée à s’adresser directement à ce Client, responsable du traitement. NeoGraphia assiste le Client dans les conditions prévues par l’Annexe de sous-traitance RGPD.

Lorsque NeoGraphia réalise ses propres actions de prospection commerciale, les personnes concernées peuvent s’opposer à tout moment à recevoir de nouvelles communications de prospection, en utilisant le mécanisme de désinscription lorsqu’il existe, en répondant à la communication reçue ou en écrivant à contact@neographia.com.

NeoGraphia répondra aux demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si une personne concernée estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle peut adresser une réclamation à l’autorité de contrôle compétente.

En France, l’autorité compétente est la CNIL :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07

15. Mise à jour de la Politique de confidentialité

NeoGraphia peut modifier à tout moment la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de ses Services, du Site, de la Plateforme, de ses pratiques, de ses prestataires ou de la réglementation applicable.

En cas de modification substantielle, NeoGraphia pourra en informer les Utilisateurs ou Clients par tout moyen approprié, notamment par email, notification ou information sur le Site.

La version applicable est la dernière version publiée sur le Site.

Annexe 1 : Accord de sous-traitance RGPD

1. Objet de l’Annexe

La présente Annexe de sous-traitance RGPD a pour objet d’encadrer les traitements de données personnelles réalisés par NeoGraphia en qualité de sous-traitant pour le compte d’un Client professionnel, dans le cadre de l’exécution des Services.

Elle s’applique lorsque le Client confie à NeoGraphia des données personnelles ou demande à NeoGraphia de traiter des données personnelles pour son compte, notamment dans le cadre d’une campagne de courrier manuscrit, d’un fichier de destinataires, d’une opération de recherche, de validation ou d’enrichissement d’adresses, de personnalisation de messages, de production ou d’expédition.

La présente Annexe complète les CGV, les CGU Plateforme, les devis, bons de commande, confirmations de commande et tout autre document contractuel applicable.

En cas de contradiction entre la présente Annexe et un autre document contractuel, la présente Annexe prévaut pour les questions relatives à la protection des données personnelles traitées par NeoGraphia en qualité de sous-traitant, sauf stipulation expresse contraire.

2. Rôles des parties

Pour les traitements couverts par la présente Annexe, le Client agit en qualité de responsable du traitement et NeoGraphia agit en qualité de sous-traitant.

Le Client détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement, notamment les destinataires ciblés, les critères de campagne, les données transmises, les messages adressés, les bases légales applicables et les obligations d’information des personnes concernées.

NeoGraphia traite les données personnelles pour le compte du Client, selon les instructions documentées de celui-ci et pour les besoins de l’exécution des Services.

NeoGraphia conserve toutefois la maîtrise des moyens techniques et organisationnels nécessaires à l’exécution opérationnelle des Services, dans le respect des instructions du Client et de la présente Annexe.

3. Description des traitements

Les traitements réalisés par NeoGraphia pour le compte du Client peuvent notamment comprendre :

• la réception ou l’import de fichiers de destinataires ;
• la vérification, le nettoyage, la structuration ou le dédoublonnage des données ;
• la recherche, la validation ou l’enrichissement d’adresses ;
• la préparation et la personnalisation des messages ;
• la génération des fichiers nécessaires à la production et aux robots scripteurs ;
• la production de cartes, lettres ou enveloppes manuscrites ;
• la mise sous pli ;
• l’affranchissement ;
• l’expédition ;
• le suivi opérationnel de campagne ;
• la génération de statistiques de campagne, lorsque cela est prévu ;
• le support lié à la campagne.

4. Catégories de données personnelles

Les données traitées pour le compte du Client peuvent notamment comprendre :

• nom ;
• prénom ;
• entreprise ou organisation ;
• fonction ou poste ;
• adresse email professionnelle ;
• numéro de téléphone professionnel ;
• adresse postale professionnelle ;
• localisation professionnelle ;
• profil ou URL professionnelle, notamment LinkedIn ;
• informations publiques ou professionnelles nécessaires à la recherche, à la validation ou à l’enrichissement d’une adresse ;
• variables de personnalisation ;
• contenu des messages ;
• données relatives à la production, à l’expédition ou au suivi de campagne ;
• statistiques de campagne, lorsque cela est prévu.

En principe, les Services de NeoGraphia ne nécessitent pas le traitement de catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD.

Le Client s’interdit de transmettre à NeoGraphia des données sensibles ou particulières, sauf accord préalable écrit de NeoGraphia et mise en place des garanties appropriées.

5. Catégories de personnes concernées

Les personnes concernées par les traitements peuvent notamment être :

• prospects professionnels ;
• clients ou anciens clients du Client ;
• contacts commerciaux ou partenaires professionnels ;
• dirigeants, salariés, représentants ou mandataires d’entreprises ;
• destinataires des campagnes.

6. Durée du traitement

NeoGraphia traite les données personnelles pendant la durée nécessaire à l’exécution des Services, au suivi de la campagne concernée et à la gestion des demandes liées à celle-ci.

Sauf instruction contraire du Client, obligation légale ou nécessité de conservation à des fins de preuve, de sécurité, de conformité ou de gestion d’un litige, les données traitées pour le compte du Client sont supprimées, anonymisées ou restituées à l’issue du Service concerné ou dans un délai raisonnable après la fin de la campagne concernée.

Les modalités pratiques de suppression, restitution, anonymisation ou conservation peuvent être précisées dans le devis, la commande, les CGV, la Plateforme ou tout autre document contractuel applicable.

7. Instructions du Client

NeoGraphia traite les données personnelles uniquement sur instruction documentée du Client.

Les instructions du Client résultent notamment des CGV, des CGU Plateforme, du devis, du bon de commande, de la confirmation de commande, des choix effectués sur la Plateforme, des fichiers importés et des demandes écrites adressées à NeoGraphia.

NeoGraphia informe le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

NeoGraphia peut refuser, suspendre ou ne pas exécuter une instruction manifestement illicite, abusive, contraire aux documents contractuels ou susceptible de porter atteinte aux droits des personnes concernées.

8. Obligations du Client

Le Client garantit à NeoGraphia qu’il respecte la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

À ce titre, le Client garantit notamment :

• disposer d’une base légale valable pour les traitements confiés à NeoGraphia ;
• avoir informé les personnes concernées lorsque cela est requis ;
• respecter les droits d’opposition, de désinscription et plus généralement les droits des personnes concernées ;
• ne transmettre à NeoGraphia que des données exactes, pertinentes, nécessaires et licitement collectées ;
• ne pas transmettre de données sensibles ou particulières sans accord préalable écrit de NeoGraphia ;
• s’assurer que les fichiers transmis, les critères de ciblage, les contenus de campagne et les instructions données à NeoGraphia sont conformes à la réglementation applicable ;
• assumer la responsabilité des fichiers, critères de ciblage, messages et instructions transmis à NeoGraphia.

Le Client demeure seul responsable de la licéité de la campagne, du ciblage, des bases légales applicables et de l’information des personnes concernées, sauf manquement directement imputable à NeoGraphia dans l’exécution de ses propres obligations de sous-traitant.

9. Obligations de NeoGraphia

Dans le cadre des traitements couverts par la présente Annexe, NeoGraphia s’engage à traiter les données personnelles uniquement pour le compte du Client, dans le respect de la présente Annexe et des instructions documentées du Client.

NeoGraphia s’engage notamment à :

• ne pas utiliser les données personnelles confiées par le Client pour des finalités étrangères à l’exécution des Services ;
• limiter l’accès aux données personnelles aux seules personnes ayant besoin d’y accéder pour l’exécution des Services, le support, la sécurité, la maintenance, la facturation ou le respect des obligations légales applicables ;
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles soient soumises à une obligation de confidentialité appropriée ;
• mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles ;
• informer le Client dans les conditions prévues par la présente Annexe en cas de violation de données personnelles affectant les traitements réalisés pour son compte ;
• assister le Client, dans la mesure raisonnablement possible, pour le respect de ses obligations en matière de protection des données personnelles ;
• respecter les conditions prévues par la présente Annexe concernant les sous-traitants ultérieurs, les transferts hors Union européenne, le sort des données et la documentation.

NeoGraphia ne détermine pas les finalités des traitements confiés par le Client et n’agit pas en qualité de responsable du traitement pour les données traitées exclusivement pour le compte du Client dans le cadre de la présente Annexe.

10. Sécurité

NeoGraphia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles traitées pour le compte du Client.

Ces mesures peuvent notamment comprendre, selon les cas :

• le contrôle des accès ;
• l’authentification des utilisateurs ;
• le recours à un hébergement présentant des garanties de sécurité adaptées ;
• la réalisation de sauvegardes ;
• la protection des fichiers et des environnements de travail ;
• la journalisation de certaines actions, lorsque cela est nécessaire ;
• des procédures de gestion des incidents ;
• la sensibilisation des personnes ayant accès aux données.

Les mesures de sécurité sont adaptées à la nature des données traitées, aux risques présentés par le traitement, à l’état des connaissances, aux coûts de mise en œuvre, ainsi qu’à la nature, à la portée, au contexte et aux finalités du traitement.

11. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise NeoGraphia à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour les besoins de l’exécution des Services, notamment pour l’hébergement, le paiement, l’envoi d’emails, la génération de documents, l’automatisation, la recherche ou la validation d’adresses, le support, la sécurité, les statistiques ou le suivi de campagne, ainsi que l’expédition.

NeoGraphia veille à ce que ses sous-traitants ultérieurs soient soumis à des obligations de protection des données personnelles compatibles avec la présente Annexe.

NeoGraphia demeure responsable, à l’égard du Client, de l’exécution des obligations confiées à ses sous-traitants ultérieurs, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

Le Client peut demander la liste des principaux sous-traitants ultérieurs ou catégories de sous-traitants ultérieurs utilisés par NeoGraphia en écrivant à contact@neographia.com.

En cas d’ajout ou de remplacement d’un sous-traitant ultérieur impliqué dans les traitements confiés par le Client, NeoGraphia en informe le Client par tout moyen approprié, afin de lui permettre de formuler une objection raisonnable et motivée dans les conditions prévues par les documents contractuels applicables.

12. Transferts hors Union européenne

Lorsque l’exécution des Services implique un transfert de données personnelles hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, NeoGraphia veille à ce que ce transfert soit encadré conformément à la réglementation applicable.

Ces garanties peuvent notamment comprendre, selon les cas, une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types de la Commission européenne, le Data Privacy Framework lorsque celui-ci est applicable, ou toute autre garantie reconnue par la réglementation applicable.

Des informations complémentaires peuvent être communiquées au Client sur demande raisonnable adressée à contact@neographia.com.

13. Assistance au Client

Compte tenu de la nature des traitements et des informations dont elle dispose, NeoGraphia assiste le Client, dans la mesure raisonnablement possible, pour le respect de ses obligations en matière de protection des données personnelles.

Cette assistance peut notamment concerner, lorsque cela est applicable, la sécurité des données, la gestion des violations de données personnelles, les analyses d’impact relatives à la protection des données et les consultations préalables auprès de l’autorité de contrôle compétente.

L’assistance relative à l’exercice des droits des personnes concernées est précisée à l’article 14 de la présente Annexe.

Lorsque l’assistance demandée excède le cadre normal des Services ou nécessite des moyens particuliers, NeoGraphia peut proposer des modalités spécifiques ou une facturation complémentaire, sous réserve d’accord entre les parties.

14. Exercice des droits des personnes concernées

Si une personne concernée adresse directement à NeoGraphia une demande d’exercice de droits relative à un traitement réalisé pour le compte du Client, NeoGraphia transmet la demande au Client ou invite la personne concernée à s’adresser au Client, responsable du traitement.

NeoGraphia ne répond pas directement à la demande au fond, sauf instruction du Client ou obligation légale contraire.

Le Client demeure responsable de la réponse aux demandes d’exercice de droits concernant les traitements qu’il détermine.

15. Violation de données personnelles

En cas de violation de données personnelles concernant ou susceptible de concerner les traitements réalisés pour le compte du Client, NeoGraphia informe le Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance.

La notification adressée au Client contient, dans la mesure des informations disponibles, la nature de la violation, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées pour y remédier et les informations utiles permettant au Client de respecter ses propres obligations.

Le Client demeure responsable, le cas échéant, des déclarations à effectuer auprès de l’autorité de contrôle et des informations à communiquer aux personnes concernées, sauf disposition contraire applicable.

16. Sort des données en fin de prestation

À l’issue du Service ou de la campagne concernée, les données personnelles traitées pour le compte du Client sont supprimées, anonymisées ou restituées, selon les modalités prévues par les documents contractuels applicables ou les instructions du Client.

Certaines données peuvent être conservées lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale, à la conservation de preuves, à la gestion d’un litige, à la sécurité des systèmes, à la facturation ou à la comptabilité.

17. Documentation et audit

Sur demande raisonnable du Client, NeoGraphia tient à sa disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en qualité de sous-traitant.

Toute demande d’audit doit être raisonnable, proportionnée, documentée et limitée aux traitements réalisés par NeoGraphia pour le compte du Client.

L’audit ne doit pas porter atteinte à la sécurité, à la confidentialité, aux secrets d’affaires, aux données d’autres clients ou au bon fonctionnement des Services de NeoGraphia.

Les modalités pratiques d’un audit, notamment son périmètre, son calendrier, ses intervenants et ses coûts éventuels, sont définies d’un commun accord entre les parties.

18. Responsabilité

Chaque partie est responsable du respect des obligations qui lui incombent au titre de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Le Client demeure responsable de la licéité des traitements qu’il confie à NeoGraphia, notamment dans les conditions prévues à l’article 8 de la présente Annexe.

NeoGraphia est responsable du respect de ses obligations en qualité de sous-traitant, dans les limites prévues par la réglementation applicable et les documents contractuels conclus avec le Client.

19. Durée de l’Annexe

La présente Annexe s’applique pendant toute la durée pendant laquelle NeoGraphia traite des données personnelles pour le compte du Client.

Certaines obligations, notamment les obligations de confidentialité, de sécurité, de suppression, de restitution ou de gestion d’un litige, peuvent continuer à produire leurs effets après la fin de la relation contractuelle, pour la durée nécessaire à leur finalité.